股權部開展“檔案大整理” 促進檔案管理和利用
從去年11月下旬至今年2月的兩個多月時間里，股權管理部如火如荼地開展了一次“檔案大整理”，有效地促進股權管理檔案的管理和利用。
由于公司股東人數較多，各類資料保存的年頭較久，且資料的查找次數較頻繁，因此，股權部大部分相關檔案，至今無法移交公司檔案室統(tǒng)一管理。一直以來，檔案管理都是作為部門整體工作中一塊較為重要的內容。由于年頭太久，股權部原本保存的檔案袋有了不同程度的破存，后來新留存的資料沒有系統(tǒng)的保存方式，原有的保存方式（包括材料規(guī)格、裝訂方式、保存用的檔案袋或盒、標記方式、編號方法等）都需要更新。
去年11月下旬開始，股權部派人到公司綜合檔案室參觀、學習，并針對部門各類檔案的情況就裝訂、保存、分類等方面進行請教、探討，形成一套系統(tǒng)的檔案整理規(guī)范。本著“精裝訂、細分類、嚴編排、巧存放”的原則，全面、徹底地對各類有保存價值的資料進行管理。
圖為已經整理的檔案
精裝訂。在公司檔案室學習了三孔一線裝訂法及其適用范圍，購入自動熱熔鉚管的憑證裝訂機，爭取規(guī)范保存?zhèn)€人股東分紅收據及一些個人分紅銀行回單。
細分類。為了便于查找和翻閱，股權部將各類資料作了細致的分類。例如，將歷年的個人股東分紅的開戶申請表、收據及報表，歸類為“個人分紅收據及開戶申請表”，并按照年份從2000年至2015年分類、整理、排序，將13年的相關材料近上萬份整理裝盒，共163卷。我們將原先收藏在檔案箱的早年的認購協(xié)議書按地區(qū)分類后保存到檔案盒里，共整理出101卷。股權部此次共分類整理出各類檔案近300卷，重點對個人分紅收據及開戶申請表、認購協(xié)議書、法人股拆細原始資料進行了新一輪規(guī)整。
嚴編排。將各類資料分類歸整到檔案盒以后，根據各類材料的分類情況，按照年份、地區(qū)、法人單位的股權賬號等進行進一步的編排，編上分類號、檔案號，貼上統(tǒng)一規(guī)格的標簽，達到方便查詢的目的。同時，也在電腦上建立了電子檔案，對文件材料題名、分類號、案卷號、卷數作了記錄，更加方便查找。
巧存放。“巧存放”的目的是達到整齊、美觀的效果，同時在實用性上達到便于查詢和完整永久保存的目的。與往年不同，為了更好保存好一些原始的檔案資料，股權部將部門不是經常性查詢的檔案整理好后移交到公司綜合檔案室作永久保存。
此次“檔案大整理”，歷時相對較久，參與整理的人數多（部門各代理處均派人參與整理），根據工作實際需要，結合專業(yè)檔案管理要求，對各類需保存的原始資料、文件文稿、報表憑證、協(xié)議合同等等具保存價值的檔案進行一次徹底的規(guī)整。在整理的過程中，對部門所有資料的存放歸檔作了一次系統(tǒng)的安排，對今后檔案保存工作有一定的指導意義。股權部將不懈努力，不斷學習研究和改進檔案管理方式，規(guī)范檔案管理工作，更好地服務好股東。
陳麗莉
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